Quer voc\u00ea seja aluno de uma institui\u00e7\u00e3o educacional, funcion\u00e1rio de uma empresa ou apenas uma pessoa comum com uma conta do Gmail, o e-mail provavelmente ser\u00e1 uma grande parte do seu dia. Portanto, para evitar ser pego em uma confus\u00e3o de mensagens, \u00e9 sempre melhor usar algum tipo de software para ajudar a gerenciar sua caixa de entrada.<\/p>\n
Acontece que o Microsoft Outlook \u00e9 uma das solu\u00e7\u00f5es de desktop mais populares exatamente para isso, e est\u00e1 inclu\u00eddo gratuitamente nas assinaturas do Office 365. Neste guia, examinaremos mais de perto algumas dicas e truques do Outlook que voc\u00ea pode aproveitar para gerenciar e enviar e-mails com a m\u00e1xima efici\u00eancia e produtividade.<\/p>\n
Durante um dia agitado, voc\u00ea nem sempre tem tempo para arrastar o mouse sobre os \u00edcones para realizar tarefas comuns, como escrever, responder ou encaminhar mensagens. Felizmente, assim como no Microsoft Teams<\/a>, existem v\u00e1rias teclas de atalho do Outlook que voc\u00ea pode usar. Essas teclas de atalho podem economizar tempo pulando menus. Reunimos alguns de nossos favoritos abaixo.<\/p>\n Nossa lista \u00e9 apenas o come\u00e7o dos atalhos. A Microsoft tem um mergulho profundo em mais teclas de atalho do Outlook aqui<\/a>, ent\u00e3o fique \u00e0 vontade para dar uma olhada.<\/p>\n Uma das dores dos e-mails (e do Outlook) \u00e9 que h\u00e1 um limite de 20 MB para quando voc\u00ea deseja enviar fotos ou arquivos em suas mensagens. N\u00e3o precisa se preocupar, pois h\u00e1 uma solu\u00e7\u00e3o alternativa para isso. O Outlook tem um recurso de redimensionamento autom\u00e1tico que pode ser usado para reduzir o tamanho das imagens antes de enviar seus e-mails.<\/p>\n Depois de compor sua nova mensagem e anexar todas as suas fotos, voc\u00ea pode encontrar a op\u00e7\u00e3o indo at\u00e9 a guia ” Arquivo<\/strong> ” no canto superior esquerdo da janela. Voc\u00ea pode clicar na caixa amarela que diz ” Anexos de imagem<\/strong> “., voc\u00ea pode escolher ” Redimensionar imagens grandes quando eu enviar esta mensagem<\/strong> “.<\/strong> Normalmente, isso reduzir\u00e1 os arquivos de MB para tamanhos menores em KB. Por\u00e9m, lembre-se de que esse recurso s\u00f3 funcionar\u00e1 se voc\u00ea anexar as fotos usando o Bot\u00e3o Inserir arquivos. As imagens incorporadas diretamente no e-mail n\u00e3o ser\u00e3o redimensionadas com este m\u00e9todo.<\/p>\n Se tudo mais falhar, voc\u00ea sempre pode enviar seus anexos como um arquivo ZIP<\/a>.<\/p>\n O Outlook \u00e9 \u00f3timo sozinho para gerenciar e-mails, mas tamb\u00e9m pode ser combinado com o poder do aplicativo de anota\u00e7\u00f5es OneNote<\/a>. Por exemplo, quando voc\u00ea toma notas e planeja itens no OneNote 2016, pode transferi-los como uma tarefa do Outlook. Para fazer isso no OneNote, destaque as palavras que voc\u00ea deseja como uma tarefa e, em seguida, no menu que aparece, clique na seta ao lado do bot\u00e3o ” Tarefas do Outlook<\/strong> ” para escolher um lembrete.<\/p>\n Voc\u00ea tamb\u00e9m pode transferir qualquer e-mail do Outlook diretamente para o OneNote para ajud\u00e1-lo a marcar o e-mail e at\u00e9 mesmo agendar tarefas. Para come\u00e7ar a usar esse recurso, selecione a guia ” P\u00e1gina inicial<\/strong> ” na caixa de entrada do Outlook e clique no e-mail que deseja enviar para o OneNote. Em seguida, clique no \u00edcone ” Enviar para OneNote<\/strong> “. Se voc\u00ea estiver conectado ao OneNote com a mesma conta, uma vers\u00e3o do aplicativo de e-mail do OneNote Microsoft Store para desktop ser\u00e1 aberta, permitindo que voc\u00ea o edite como desejar.<\/p>\n Como m\u00e9todo alternativo, outra \u00f3tima maneira de marcar e-mails seria salv\u00e1-los como um arquivo PDF. Voc\u00ea pode fazer isso acessando o menu ” Imprimir<\/strong> “, escolhendo Microsoft Imprimir para PDF, escolhendo uma pasta e pressionando ” Salvar.<\/strong> “Voc\u00ea pode ent\u00e3o navegar para encontrar o arquivo PDF, abri-lo no Microsoft Edge e escrever todas as anota\u00e7\u00f5es como desejar.<\/p>\n Quando voc\u00ea gerencia suas contas de e-mail em v\u00e1rios dispositivos, \u00e0s vezes as coisas podem dar errado. Voc\u00ea pode excluir acidentalmente uma mensagem importante ou uma mensagem pode ser perdida. Bem, voc\u00ea pode facilmente fazer backup de seus e-mails no Outlook para evitar essas situa\u00e7\u00f5es embara\u00e7osas.<\/p>\n Uma das maneiras mais f\u00e1ceis de fazer backup de e-mails importantes no Outlook no Windows 10 \u00e9 simplesmente destacar a mensagem e arrast\u00e1-la para uma janela do Explorador de Arquivos. Isso far\u00e1 com que apare\u00e7a como um item do Outlook e, se voc\u00ea clicar duas vezes nele, a mensagem ainda ser\u00e1 aberta no Outlook, independentemente de ter sido exclu\u00edda do servidor ou da caixa de entrada.<\/p>\n Voc\u00ea tamb\u00e9m pode exportar sua caixa de correio inteira como um arquivo .PST manualmente<\/a> regularmente. Voc\u00ea pode fazer isso indo para sua caixa de entrada, clicando em ” Arquivo<\/strong> ” e, em seguida, ” Abrir e exportar<\/strong> “. Em seguida, voc\u00ea pode clicar no bot\u00e3o ” Importar \/ Exportar<\/strong> ” e escolher o bot\u00e3o ” Exportar para arquivo<\/strong> “. Conclua o assistente escolhendo .PST e clicando na pasta que deseja exportar (neste caso, a Caixa de entrada). Voc\u00ea pode escolher onde deseja salvar e clicar em concluir. Se quiser, voc\u00ea pode proteg\u00ea-lo com senha, mas isso \u00e9 opcional.<\/p>\n Abrir e importar de volta o arquivo .PST para o Outlook \u00e9 f\u00e1cil, basta voltar ao menu ” Arquivo<\/strong> “, clicar em ” Abrir e exportar<\/strong> ” e escolher ” Abrir arquivo de dados do Outlook.<\/strong> Depois de abrir o arquivo PST, ser\u00e1 criada uma nova \u00e1rea no painel esquerdo conhecida como Dados do Outlook. Esse \u00e9 o novo local para suas mensagens de backup.<\/p>\n Nada \u00e9 mais irritante do que uma caixa de entrada cheia, mas o Outlook tem uma ferramenta integrada para ajud\u00e1-lo a eliminar todas as mensagens indesejadas. Para usar essa ferramenta, clique com o bot\u00e3o direito em uma conversa de e-mail que deseja limpar. O Outlook ent\u00e3o lhe dar\u00e1 um prompt de aviso e enviar\u00e1 todas as mensagens redundantes para a pasta Itens Exclu\u00eddos. O Outlook considera um item redundante se ele aparecer mais de uma vez em um thread de mensagem. Isso \u00e9 especialmente \u00fatil para limpar longas conversas de e-mail.<\/p>\n Voc\u00ea tamb\u00e9m pode usar a mesma ferramenta para limpar pastas, basta visitar a pasta que deseja limpar e clicar na guia ” P\u00e1gina inicial<\/strong> ” e, em seguida, clicar no \u00edcone de um envelope com um “X” sobre ele<\/strong> sob a ” Excluir<\/strong> “grupo.<\/p>\n Destacamos apenas cinco dicas e truques no Outlook, mas h\u00e1 muito mais que voc\u00ea pode fazer. Voc\u00ea pode proteger seus dados do Outlook<\/a> com uma senha, configurar assinaturas de e-mail com apar\u00eancia profissional,<\/a> configurar regras para sua caixa de entrada<\/a>, programar mensagens<\/a> e muito mais. Voc\u00ea vai verificar algum desses? Deixe-nos saber nos coment\u00e1rios abaixo se voc\u00ea tiver outras dicas e truques do Outlook.<\/p>\n\n
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Use a ferramenta de redimensionamento do Outlook para enviar arquivos de imagem grandes<\/h2>\n
Combine o poder do OneNote com o Outlook ou salve e-mails como PDF<\/h2>\n
Fa\u00e7a backup de seus e-mails para evitar acidentes<\/h2>\n
Use a ferramenta de limpeza para limpar mensagens<\/h2>\n
\u2026E isso \u00e9 apenas o come\u00e7o!<\/h2>\n