Enten du er student ved en utdanningsinstitusjon, en ansatt i et selskap, eller bare den gjennomsnittlige personen med en Gmail-konto, vil e-post sannsynligvis v\u00e6re en stor del av dagen din. S\u00e5 for \u00e5 unng\u00e5 \u00e5 bli fanget i et rot av meldinger, er det alltid best \u00e5 bruke en slags programvare for \u00e5 administrere innboksen din.<\/p>\n
Microsoft Outlook tilfeldigvis er en av de mest popul\u00e6re stasjon\u00e6re l\u00f8sningene for nettopp det, og det er inkludert gratis i Office 365-abonnementer. I denne guiden ser vi n\u00e6rmere p\u00e5 noen av tipsene og triksene i Outlook som du kan utnytte for \u00e5 administrere og sende e-post med den st\u00f8rste effektiviteten og produktiviteten.<\/p>\n
I l\u00f8pet av den travle dagen har du kanskje ikke alltid tid til \u00e5 dra musen over ikoner for \u00e5 utf\u00f8re vanlige oppgaver som \u00e5 komponere, svare eller videresende meldinger. Heldigvis, akkurat som i Microsoft Teams<\/a>, er det flere hurtigtaster du kan bruke. Disse hurtigtastene kan spare deg for tid ved \u00e5 hoppe over menyer. Vi har samlet noen av favorittene v\u00e5re nedenfor.<\/p>\n V\u00e5r liste er bare starten p\u00e5 snarveiene. Microsoft har et dypdykk i flere Outlook-hurtigtaster akkurat her<\/a>, s\u00e5 sjekk det gjerne ut.<\/p>\n En av smertene ved e-post (og Outlook) er at det er en 20 MB grense for n\u00e5r du vil sende bilder eller filer i meldingene dine. Ingen grunn til \u00e5 bekymre deg, da det er en l\u00f8sning p\u00e5 dette. Outlook har en automatisk st\u00f8rrelsesfunksjon som kan brukes til \u00e5 kutte ned p\u00e5 bildest\u00f8rrelser f\u00f8r du sender e-postene dine.<\/p>\n Etter at du har skrevet den nye meldingen og lagt ved alle bildene dine, kan du finne alternativet ved \u00e5 g\u00e5 til » File<\/strong> » -fanen \u00f8verst til venstre i vinduet. Du kan deretter klikke p\u00e5 den gule ruten som sier » Image Attachments<\/strong> «, kan du velge » Endre st\u00f8rrelse p\u00e5 store bilder n\u00e5r jeg sender denne meldingen.<\/strong> » Dette vil vanligvis redusere filer fra MB til mindre st\u00f8rrelser i KB. Husk at denne funksjonen bare vil fungere hvis du har lagt ved bildene ved \u00e5 bruke Knappen Sett inn filer. Bilder som er innebygd direkte i e-postadressen vil ikke bli endret med metoden hans.<\/p>\n Hvis alt annet mislykkes, kan du alltid sende vedleggene dine som en ZIP-fil<\/a>.<\/p>\n Outlook er flott alene for \u00e5 administrere e-post, men det kan ogs\u00e5 kobles sammen med kraften til notataking-appen OneNote<\/a>. For eksempel, n\u00e5r du tar notater og planlegger elementer i OneNote 2016, kan du overf\u00f8re det som en Outlook-oppgave. For \u00e5 gj\u00f8re dette i OneNote, marker du ordene du vil ha som en oppgave, og klikk deretter p\u00e5 pilen ved siden av » Outlook-oppgaver<\/strong> » -knappen i menyen som vises for \u00e5 velge en p\u00e5minnelse.<\/p>\n Du kan ogs\u00e5 overf\u00f8re hvilken som helst e-post fra Outlook rett til OneNote for \u00e5 hjelpe deg med \u00e5 merke e-postmeldingen, og til og med planlegge oppgaver. For \u00e5 komme i gang med denne funksjonen, velg » Hjem<\/strong> » -fanen i Outlook-innboksen din, og klikk deretter p\u00e5 e-posten du vil sende til OneNote. Klikk deretter p\u00e5 » Send til OneNote<\/strong> » -ikonet. Hvis du er logget p\u00e5 OneNote med samme konto, vil dette \u00e5pne en versjon av e-post OneNote Microsoft Store desktop-appen, slik at du kan redigere den som du vil.<\/p>\n Som en alternativ metode, vil en annen flott m\u00e5te \u00e5 markere e-post v\u00e6re \u00e5 lagre den som en PDF-fil. Du kan gj\u00f8re dette ved \u00e5 g\u00e5 til » Skriv ut<\/strong> » -menyen, velge Microsoft Print til PDF, velge en mappe og deretter trykke » Lagre.<\/strong> «Du kan deretter navigere for \u00e5 finne PDF-filen, og \u00e5pne den i Microsoft Edge og skrive alle notatene som du vil.<\/p>\n N\u00e5r du administrerer e-postkontoer p\u00e5 forskjellige enheter, kan ting noen ganger g\u00e5 galt. Du kan ved et uhell slette en viktig melding, ellers kan en melding bli plassert feil. Vel, du kan enkelt sikkerhetskopiere e-postene dine i Outlook for \u00e5 unng\u00e5 slike pinlige situasjoner.<\/p>\n En av de enkleste m\u00e5tene \u00e5 sikkerhetskopiere viktige e-postmeldinger i Outlook p\u00e5 Windows 10 er \u00e5 bare markere meldingen og deretter dra den til et File Explorer-vindu. Dette vil f\u00f8re til at det vises som et Outlook-element, og hvis du dobbeltklikker p\u00e5 det, vil meldingen fortsatt \u00e5pne i Outlook, uansett om den ble slettet fra serveren eller innboksen.<\/p>\n Du kan ogs\u00e5 eksportere hele postkassen din som en PST-fil manuelt<\/a> med jevne mellomrom. Du kan gj\u00f8re dette ved \u00e5 g\u00e5 til innboksen din, klikke » File<\/strong> » og deretter » Open and Export<\/strong> «. Deretter kan du klikke p\u00e5 » Import \/ Export<\/strong> » -knappen og velge » Export to file<\/strong> » -knappen. Fullf\u00f8r veiviseren ved \u00e5 velge .PST, og deretter klikke p\u00e5 mappen du vil eksportere (i dette tilfellet innboksen.) Du kan deretter velge hvor du vil lagre og deretter klikke p\u00e5 ferdig. Hvis du vil, kan du passordbeskytte den, men dette er valgfritt.<\/p>\n \u00c5pne og importere tilbake. PST-filen til Outlook er enkelt, bare g\u00e5 tilbake til » File<\/strong> » -menyen, klikk » Open and Export<\/strong> «, og velg » Open Outlook Data File.<\/strong> «N\u00e5r du har \u00e5pnet PST-filen, vil dette opprette et nytt omr\u00e5de p\u00e5 venstre panel, kjent som Outlook Data. Det er det nye hjemmet til dine sikkerhetskopierte meldinger.<\/p>\n Ingenting er mer irriterende enn en full innboks, men Outlook har et innebygd verkt\u00f8y som hjelper deg med \u00e5 rense alle u\u00f8nskede meldinger. For \u00e5 bruke dette verkt\u00f8yet, h\u00f8yreklikk p\u00e5 en e-postkonversasjon du vil rydde opp. Outlook vil da gi deg en advarsel og vil sende alle overfl\u00f8dige meldinger til mappen Slettede elementer. Outlook anser et element som overfl\u00f8dig hvis det vises mer enn en gang i en meldingstr\u00e5d. Dette er spesielt nyttig for \u00e5 rydde opp i lange e-postsamtaler.<\/p>\n Du kan ogs\u00e5 bruke det samme verkt\u00f8yet til \u00e5 rydde opp i mapper, bare g\u00e5 til mappen du vil rydde opp, og klikke p\u00e5 » Hjem<\/strong> » -fanen, og deretter klikke p\u00e5 ikonet til en konvolutt med «X»<\/strong> under » Slett<\/strong> «gruppe.<\/p>\n Vi har bare fremhevet fem tips og triks i Outlook, men det er mye mer du kan gj\u00f8re. Du kan sikre Outlook-dataene dine<\/a> med et passord, sette opp e-signaturer som ser profesjonelt ut,<\/a> sette opp regler for innboksen din<\/a>, planlegge meldinger<\/a> og mye mer. Vil du sjekke ut noen av disse? Gi oss beskjed i kommentarene nedenfor hvis du har andre Outlook-tips og triks.<\/p>\n\n
\n
Bruk st\u00f8rrelsesverkt\u00f8yet for \u00e5 sende store bildefiler<\/h2>\n
Kombiner kraften til OneNote med Outlook, eller lagre e-post som PDF<\/h2>\n
Sikkerhetskopier e-postene dine for \u00e5 unng\u00e5 ulykker<\/h2>\n
Bruk oppryddingsverkt\u00f8yet til \u00e5 t\u00f8mme meldinger<\/h2>\n
… Og det er bare begynnelsen!<\/h2>\n