Che tu sia uno studente di un istituto scolastico, un dipendente di un’azienda o semplicemente una persona media con un account Gmail, \u00e8 probabile che la posta elettronica sia una parte importante della tua giornata. Quindi, per evitare di essere coinvolti in un pasticcio di messaggi, \u00e8 sempre meglio utilizzare una sorta di software per aiutare a gestire la tua casella di posta.<\/p>\n
Microsoft Outlook sembra essere una delle soluzioni desktop pi\u00f9 popolari proprio per questo, ed \u00e8 incluso gratuitamente con gli abbonamenti a Office 365. In questa guida, daremo uno sguardo pi\u00f9 da vicino ad alcuni suggerimenti e trucchi in Outlook che puoi sfruttare per gestire e inviare e-mail con la massima efficienza e produttivit\u00e0.<\/p>\n
Durante la tua giornata impegnativa, potresti non avere sempre il tempo di trascinare il mouse sulle icone per svolgere attivit\u00e0 comuni come comporre, rispondere o inoltrare messaggi. Fortunatamente, proprio come in Microsoft Teams<\/a>, ci sono diversi tasti di scelta rapida di Outlook che puoi usare. Questi tasti di scelta rapida possono farti risparmiare tempo saltando i menu. Abbiamo raccolto alcuni dei nostri preferiti di seguito.<\/p>\n La nostra lista \u00e8 solo l’inizio delle scorciatoie. Microsoft ha una profonda immersione in pi\u00f9 tasti di scelta rapida di Outlook proprio qui<\/a>, quindi sentiti libero di provarlo.<\/p>\n Uno dei dolori delle e-mail (e di Outlook) \u00e8 che esiste un limite di 20 MB per quando si desidera inviare immagini o file nei messaggi. Non c’\u00e8 bisogno di preoccuparsi per\u00f2, poich\u00e9 c’\u00e8 una soluzione alternativa a questo. Outlook ha una funzione di ridimensionamento automatico che pu\u00f2 essere utilizzata per ridurre le dimensioni delle immagini prima di inviare le tue e-mail.<\/p>\n Dopo aver composto il nuovo messaggio e aver allegato tutte le tue foto, puoi trovare l’opzione andando alla scheda ” File<\/strong> ” nella parte superiore sinistra della finestra. Puoi quindi fare clic sulla casella gialla che dice ” Allegati immagine<\/strong> ” Infine, puoi scegliere ” Ridimensiona immagini di grandi dimensioni quando invio questo messaggio<\/strong> “.<\/strong> In genere, questo ridurr\u00e0 i file da MB a dimensioni pi\u00f9 piccole in KB. Tieni presente, tuttavia, che questa funzione funzioner\u00e0 solo se hai allegato le foto utilizzando il Pulsante Inserisci file. Le immagini incorporate direttamente nell’email non verranno ridimensionate con il suo metodo.<\/p>\n Se tutto il resto fallisce, puoi sempre inviare i tuoi allegati come file ZIP<\/a>.<\/p>\n Outlook \u00e8 ottimo da solo per la gestione delle e-mail, ma pu\u00f2 anche essere abbinato alla potenza dell’app per appunti OneNote<\/a>. Ad esempio, quando prendi nota e pianifichi elementi in OneNote 2016, puoi trasferirlo come attivit\u00e0 di Outlook. Per fare ci\u00f2 in OneNote, evidenzia le parole che desideri come attivit\u00e0, quindi, nel menu visualizzato, fai clic sulla freccia accanto al pulsante ” Attivit\u00e0 di Outlook<\/strong> ” per scegliere un promemoria.<\/p>\n Puoi anche trasferire qualsiasi e-mail da Outlook direttamente in OneNote per aiutarti a contrassegnare l’e-mail e persino a pianificare le attivit\u00e0. Per iniziare con questa funzione, seleziona la scheda ” Home<\/strong> ” nella posta in arrivo di Outlook, quindi fai clic sull’e-mail che desideri inviare a OneNote. Quindi, fare clic sull’icona ” Invia a OneNote<\/strong> “. Se hai effettuato l’accesso a OneNote con lo stesso account, verr\u00e0 aperta una versione dell’app desktop OneNote di Microsoft Store di posta elettronica, consentendoti di modificarla come preferisci.<\/p>\n Come metodo alternativo, un altro ottimo modo per contrassegnare le e-mail sarebbe salvarlo come file PDF. Puoi farlo andando nel menu ” Stampa<\/strong> “, scegliendo Microsoft Print to PDF, scegliendo una cartella e quindi premendo ” Salva.<\/strong> “Puoi quindi navigare per trovare il file PDF, aprirlo in Microsoft Edge e scrivere tutte le note come preferisci.<\/p>\n Quando gestisci i tuoi account di posta elettronica su vari dispositivi, a volte le cose possono andare storte. Potresti eliminare accidentalmente un messaggio importante o un messaggio potrebbe essere fuori posto. Bene, puoi facilmente eseguire il backup delle tue e-mail in Outlook per evitare situazioni cos\u00ec imbarazzanti.<\/p>\n Uno dei modi pi\u00f9 semplici per eseguire il backup di e-mail importanti in Outlook su Windows 10 \u00e8 semplicemente evidenziare il messaggio e quindi trascinarlo in una finestra di Esplora file. In questo modo verr\u00e0 visualizzato come elemento di Outlook e, se fai doppio clic su di esso, il messaggio verr\u00e0 comunque aperto in Outlook, indipendentemente dal fatto che sia stato eliminato dal server o dalla posta in arrivo.<\/p>\n Puoi anche esportare la tua intera casella di posta come file .PST manualmente<\/a> su base regolare. Puoi farlo andando nella tua posta in arrivo, facendo clic su ” File<\/strong> “,<\/strong> quindi su ” Apri ed esporta<\/strong> “. Successivamente, \u00e8 possibile fare clic sul pulsante ” Importa \/ Esporta<\/strong> ” e scegliere il pulsante ” Esporta su file<\/strong> “. Completare la procedura guidata scegliendo .PST, quindi facendo clic sulla cartella che si desidera esportare (in questo caso, la Posta in arrivo). \u00c8 quindi possibile scegliere dove si desidera salvare e quindi fare clic su Fine. Se vuoi, puoi proteggerlo con una password, ma questo \u00e8 opzionale.<\/p>\n Aprire e reimportare il file .PST in Outlook \u00e8 facile, torna semplicemente al menu ” File<\/strong> “, fai clic su ” Apri ed esporta<\/strong> ” e scegli ” Apri file di dati di Outlook.<\/strong> “Una volta aperto il file PST, verr\u00e0 creata una nuova area nel pannello di sinistra nota come Dati di Outlook. Questa \u00e8 la nuova casa per i tuoi messaggi di backup.<\/p>\n Niente \u00e8 pi\u00f9 fastidioso di una casella di posta piena, ma Outlook ha uno strumento integrato per aiutarti a eliminare tutti i messaggi indesiderati. Per utilizzare questo strumento, fai clic con il pulsante destro del mouse su una conversazione e-mail che desideri pulire. Outlook ti dar\u00e0 quindi un messaggio di avviso e invier\u00e0 tutti i messaggi ridondanti alla cartella Posta eliminata. Outlook considera un elemento ridondante se appare pi\u00f9 di una volta all’interno di un thread di messaggi. Ci\u00f2 \u00e8 particolarmente utile per ripulire lunghe conversazioni e-mail.<\/p>\n \u00c8 inoltre possibile utilizzare lo stesso strumento per ripulire le cartelle, visitare semplicemente la cartella che si desidera pulire e fare clic sulla scheda ” Home<\/strong> “, quindi fare clic sull’icona di una busta con una “X” sopra di essa<\/strong> sotto ” Elimina<\/strong> “gruppo.<\/p>\n Abbiamo evidenziato solo cinque suggerimenti e trucchi in Outlook, ma puoi fare molto di pi\u00f9. Puoi proteggere i tuoi dati di Outlook<\/a> con una password, impostare firme e-mail dall’aspetto professionale,<\/a> impostare regole per la posta in arrivo<\/a>, programmare messaggi<\/a> e molto altro ancora. Controllerai qualcuno di questi? Facci sapere nei commenti qui sotto se hai altri suggerimenti e trucchi per Outlook.<\/p>\n\n
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Utilizzare lo strumento di ridimensionamento di Outlook per inviare file di immagini di grandi dimensioni<\/h2>\n
Combina la potenza di OneNote con Outlook o salva le e-mail come PDF<\/h2>\n
Esegui il backup delle tue e-mail per evitare incidenti<\/h2>\n
Utilizzare lo strumento Pulisci per eliminare i messaggi<\/h2>\n
… E questo \u00e8 solo l’inizio!<\/h2>\n