Ya sea que sea un estudiante en una instituci\u00f3n educativa, un empleado de una empresa o simplemente la persona promedio con una cuenta de Gmail, es probable que el correo electr\u00f3nico sea una gran parte de su d\u00eda. Por lo tanto, para evitar quedar atrapado en un l\u00edo de mensajes, siempre es mejor usar alg\u00fan tipo de software para ayudar a administrar su bandeja de entrada.<\/p>\n
Microsoft Outlook resulta ser una de las soluciones de escritorio m\u00e1s populares precisamente por eso, y se incluye de forma gratuita con las suscripciones a Office 365. En esta gu\u00eda, analizaremos m\u00e1s de cerca algunos de los consejos y trucos de Outlook que puede aprovechar para administrar y enviar correos electr\u00f3nicos con la m\u00e1xima eficiencia y productividad.<\/p>\n
Durante su d\u00eda ajetreado, es posible que no siempre tenga tiempo para arrastrar el mouse sobre los \u00edconos para realizar tareas comunes como redactar, responder o reenviar mensajes. Afortunadamente, al igual que en Microsoft Teams<\/a>, hay varias teclas de acceso r\u00e1pido de Outlook que puede usar. Estas teclas de acceso r\u00e1pido pueden ahorrarle tiempo al omitir men\u00fas. Hemos reunido algunos de nuestros favoritos a continuaci\u00f3n.<\/p>\n Nuestra lista es solo el comienzo de los atajos. Microsoft tiene una inmersi\u00f3n profunda en m\u00e1s teclas de acceso r\u00e1pido de Outlook aqu\u00ed<\/a>, as\u00ed que no dude en echarle un vistazo.<\/p>\n Uno de los problemas de los correos electr\u00f3nicos (y Outlook) es que hay un l\u00edmite de 20 MB para cuando desea enviar im\u00e1genes o archivos en sus mensajes. Sin embargo, no hay necesidad de preocuparse, ya que hay una soluci\u00f3n para esto. Outlook tiene una funci\u00f3n de cambio de tama\u00f1o autom\u00e1tico que se puede utilizar para reducir el tama\u00f1o de las im\u00e1genes antes de enviar sus correos electr\u00f3nicos.<\/p>\n Una vez que haya redactado su nuevo mensaje y adjuntado todas sus fotos, puede encontrar la opci\u00f3n dirigi\u00e9ndose a la pesta\u00f1a \u00bb Archivo<\/strong> \u00bb en la parte superior izquierda de la ventana. Luego, puede hacer clic en el cuadro amarillo que dice \u00bb Archivos adjuntos de imagen<\/strong> \u00ab., puede elegir \u00bb Cambiar el tama\u00f1o de las im\u00e1genes grandes cuando env\u00ede este mensaje<\/strong> \u00ab.<\/strong> Por lo general, esto reducir\u00e1 los archivos de MB a tama\u00f1os m\u00e1s peque\u00f1os en KB. Sin embargo, tenga en cuenta que esta funci\u00f3n solo funcionar\u00e1 si adjunt\u00f3 las fotos mediante el Bot\u00f3n Insertar archivos. Las im\u00e1genes incrustadas directamente en el correo electr\u00f3nico no cambiar\u00e1n de tama\u00f1o con este m\u00e9todo.<\/p>\n Si todo lo dem\u00e1s falla, siempre puede enviar sus archivos adjuntos como un archivo ZIP<\/a>.<\/p>\n Outlook es excelente por s\u00ed solo para administrar correos electr\u00f3nicos, pero tambi\u00e9n se puede combinar con el poder de la aplicaci\u00f3n de toma de notas OneNote<\/a>. Por ejemplo, cuando toma nota y planifica elementos en OneNote 2016, puede transferirlos como una tarea de Outlook. Para hacer esto en OneNote, resalte las palabras que desea como tarea y luego, en el men\u00fa que aparece, haga clic en la flecha junto al bot\u00f3n \u00bb Tareas de Outlook<\/strong> \u00bb para elegir un recordatorio.<\/p>\n Tambi\u00e9n puede transferir cualquier correo electr\u00f3nico desde Outlook directamente a OneNote para ayudarlo a marcar el correo electr\u00f3nico e incluso programar tareas. Para comenzar con esta funci\u00f3n, seleccione la pesta\u00f1a \u00bb Inicio<\/strong> \u00bb en su bandeja de entrada de Outlook y luego haga clic en el correo electr\u00f3nico que desea enviar a OneNote. Luego, haga clic en el icono \u00bb Enviar a OneNote<\/strong> \u00ab. Si ha iniciado sesi\u00f3n en OneNote con la misma cuenta, se abrir\u00e1 una versi\u00f3n de la aplicaci\u00f3n de escritorio de correo electr\u00f3nico OneNote Microsoft Store, lo que le permitir\u00e1 editarla como desee.<\/p>\n Como m\u00e9todo alternativo, otra excelente manera de marcar correos electr\u00f3nicos ser\u00eda guardarlo como un archivo PDF. Puede hacerlo yendo al men\u00fa \u00bb Imprimir<\/strong> \u00ab, seleccionando Microsoft Print to PDF, seleccionando una carpeta y luego presionando \u00bb Guardar<\/strong> \u00ab.<\/strong> \u00abA continuaci\u00f3n, puede navegar para encontrar el archivo PDF, abrirlo en Microsoft Edge y escribir todas las notas que desee.<\/p>\n Cuando administra sus cuentas de correo electr\u00f3nico en varios dispositivos, las cosas a veces pueden salir mal. Es posible que elimine accidentalmente un mensaje importante o que se pierda un mensaje. Bueno, puede hacer f\u00e1cilmente una copia de seguridad de sus correos electr\u00f3nicos en Outlook para evitar situaciones tan embarazosas.<\/p>\n Una de las formas m\u00e1s f\u00e1ciles de hacer una copia de seguridad de los correos electr\u00f3nicos importantes en Outlook en Windows 10 es simplemente resaltar el mensaje y luego arrastrarlo a una ventana del Explorador de archivos. Esto har\u00e1 que se muestre como un elemento de Outlook y, si hace doble clic en \u00e9l, el mensaje a\u00fan se abrir\u00e1 en Outlook, independientemente de si se elimin\u00f3 del servidor o de la bandeja de entrada.<\/p>\n Tambi\u00e9n puede exportar todo su buz\u00f3n de correo como un archivo .PST manualmente<\/a> de forma regular. Para hacerlo, dir\u00edjase a su bandeja de entrada, haga clic en \u00bb Archivo<\/strong> \u00bb y luego en \u00bb Abrir y exportar<\/strong> \u00ab. A continuaci\u00f3n, puede hacer clic en el bot\u00f3n \u00bb Importar \/ Exportar<\/strong> \u00bb y elegir el bot\u00f3n \u00bb Exportar a archivo<\/strong> \u00ab. Complete el asistente seleccionando .PST y luego haciendo clic en la carpeta que desea exportar (en este caso, la Bandeja de entrada). Luego puede elegir d\u00f3nde desea guardar y luego hacer clic en finalizar. Si lo desea, puede protegerlo con contrase\u00f1a, pero esto es opcional.<\/p>\n Abrir e importar de nuevo el archivo .PST en Outlook es f\u00e1cil, simplemente regrese al men\u00fa \u00bb Archivo<\/strong> \u00ab, haga clic en \u00bb Abrir y exportar<\/strong> \u00bb y seleccione \u00bb Abrir archivo de datos de Outlook<\/strong> \u00ab.<\/strong> \u00abUna vez que abra el archivo PST, esto crear\u00e1 una nueva \u00e1rea en el panel izquierdo conocida como Outlook Data. Ese es el nuevo hogar para sus mensajes respaldados.<\/p>\n Nada es m\u00e1s molesto que una bandeja de entrada llena, pero Outlook tiene una herramienta incorporada para ayudarlo a eliminar todos los mensajes no deseados. Para usar esta herramienta, haga clic con el bot\u00f3n derecho en una conversaci\u00f3n de correo electr\u00f3nico que le gustar\u00eda limpiar. Outlook le dar\u00e1 una advertencia y enviar\u00e1 todos los mensajes redundantes a la carpeta Elementos eliminados. Outlook considera que un elemento es redundante si aparece m\u00e1s de una vez en un hilo de mensajes. Esto es especialmente \u00fatil para limpiar largas conversaciones de correo electr\u00f3nico.<\/p>\n Tambi\u00e9n puede usar la misma herramienta para limpiar carpetas, simplemente visite la carpeta que desea limpiar y haga clic en la pesta\u00f1a \u00bb Inicio<\/strong> \u00ab, y luego haga clic en el icono de un sobre con una \u00abX\u00bb<\/strong> debajo de \u00bb Eliminar<\/strong> grupo \u00ab.<\/p>\n Solo hemos destacado cinco consejos y trucos en Outlook, pero hay mucho m\u00e1s que puede hacer. Puede proteger sus datos de Outlook<\/a> con una contrase\u00f1a, configurar firmas de correo electr\u00f3nico de aspecto profesional,<\/a> configurar reglas para su bandeja de entrada<\/a>, programar mensajes<\/a> y mucho m\u00e1s. \u00bfRevisar\u00e1s alguno de estos? H\u00e1ganos saber en los comentarios a continuaci\u00f3n si tiene otros consejos y trucos de Outlook.<\/p>\n\n
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Utilice la herramienta de cambio de tama\u00f1o de Outlook para enviar archivos de im\u00e1genes grandes<\/h2>\n
Combine el poder de OneNote con Outlook o guarde los correos electr\u00f3nicos como PDF<\/h2>\n
Haga una copia de seguridad de sus correos electr\u00f3nicos para evitar accidentes<\/h2>\n
Utilice la herramienta de limpieza para depurar mensajes<\/h2>\n
\u2026 \u00a1Y eso es solo el comienzo!<\/h2>\n