Unabh\u00e4ngig davon, ob Sie Student an einer Bildungseinrichtung, Angestellter in einem Unternehmen oder nur eine durchschnittliche Person mit einem Google Mail-Konto sind, wird E-Mail wahrscheinlich einen gro\u00dfen Teil Ihres Tages ausmachen. Um nicht in ein Durcheinander von Nachrichten verwickelt zu werden, ist es immer am besten, eine Software zur Verwaltung Ihres Posteingangs zu verwenden.<\/p>\n
Microsoft Outlook ist genau daf\u00fcr eine der beliebtesten Desktop-L\u00f6sungen und ist in Office 365-Abonnements kostenlos enthalten. In diesem Handbuch werden einige Tipps und Tricks in Outlook n\u00e4her erl\u00e4utert, mit denen Sie E-Mails mit h\u00f6chster Effizienz und Produktivit\u00e4t verwalten und senden k\u00f6nnen.<\/p>\n
W\u00e4hrend Ihres gesch\u00e4ftigen Tages haben Sie m\u00f6glicherweise nicht immer die Zeit, die Maus \u00fcber Symbole zu ziehen, um allgemeine Aufgaben wie das Verfassen, Beantworten oder Weiterleiten von Nachrichten auszuf\u00fchren. Gl\u00fccklicherweise gibt es genau wie in Microsoft Teams<\/a> mehrere Outlook-Hotkeys, die Sie verwenden k\u00f6nnen. Mit diesen Hotkeys k\u00f6nnen Sie Zeit sparen, indem Sie Men\u00fcs \u00fcberspringen. Wir haben unten einige unserer Favoriten zusammengestellt.<\/p>\n Unsere Liste ist nur der Anfang der Verkn\u00fcpfungen. Microsoft hat einen tiefen Einblick in mehr Outlook Hotkeys hier<\/a>, so f\u00fchlen sich frei, es auszuprobieren.<\/p>\n Eines der Probleme bei E-Mails (und Outlook) ist, dass es eine Beschr\u00e4nkung von 20 MB gibt, wenn Sie Bilder oder Dateien in Ihren Nachrichten senden m\u00f6chten. Sie m\u00fcssen sich jedoch keine Sorgen machen, da dies eine Problemumgehung darstellt. Outlook verf\u00fcgt \u00fcber eine automatische Gr\u00f6\u00dfen\u00e4nderungsfunktion, mit der Sie die Bildgr\u00f6\u00dfe reduzieren k\u00f6nnen, bevor Sie Ihre E-Mails versenden.<\/p>\n Nachdem Sie Ihre neue Nachricht verfasst und alle Ihre Fotos angeh\u00e4ngt haben, k\u00f6nnen Sie die Option finden, indem Sie auf die Registerkarte “ Datei<\/strong> “ oben links im Fenster gehen. Anschlie\u00dfend k\u00f6nnen Sie auf das gelbe Feld mit der Aufschrift “ Bildanh\u00e4nge<\/strong> “ klicken Sie k\u00f6nnen die Option<\/strong> “ Gr\u00f6\u00dfe gro\u00dfer Bilder \u00e4ndern, wenn ich diese Nachricht sende<\/strong> “ ausw\u00e4hlen. In der<\/strong> Regel werden dadurch Dateien von MB auf kleinere Gr\u00f6\u00dfen in KB reduziert . Beachten<\/strong> Sie jedoch, dass diese Funktion nur funktioniert, wenn Sie die Fotos mithilfe der Option<\/strong> “ Anh\u00e4ngen<\/strong> “ anh\u00e4ngen<\/strong> Schaltfl\u00e4che „Dateien einf\u00fcgen“. Bilder, die direkt in die E-Mail eingebettet sind, werden mit seiner Methode nicht in der Gr\u00f6\u00dfe ge\u00e4ndert.<\/p>\n Wenn alles andere fehlschl\u00e4gt, k\u00f6nnen Sie Ihre Anh\u00e4nge<\/a> jederzeit als ZIP-Datei senden<\/a>.<\/p>\n Outlook eignet sich hervorragend f\u00fcr die Verwaltung von E-Mails, kann aber auch mit der Leistung der Notetaking-App OneNote kombiniert werden<\/a>. Wenn Sie beispielsweise Elemente in OneNote 2016 zur Kenntnis nehmen und planen, k\u00f6nnen Sie sie als Outlook-Aufgabe \u00fcbertragen. Markieren Sie dazu in OneNote die gew\u00fcnschten W\u00f6rter als Aufgabe und klicken Sie dann im angezeigten Men\u00fc auf den Pfeil neben der Schaltfl\u00e4che \u201e Outlook-Aufgaben<\/strong> „, um eine Erinnerung auszuw\u00e4hlen.<\/p>\n Sie k\u00f6nnen auch jede E-Mail von Outlook direkt in OneNote \u00fcbertragen, um die E-Mail zu markieren und sogar Aufgaben zu planen. Um mit dieser Funktion zu beginnen, w\u00e4hlen Sie in Ihrem Outlook-Posteingang die Registerkarte “ Startseite<\/strong> “ und klicken Sie dann auf die E-Mail, die Sie an OneNote senden m\u00f6chten. Klicken Sie dann auf das Symbol “ An OneNote senden<\/strong> „. Wenn Sie mit demselben Konto bei OneNote angemeldet sind, wird eine Version der E-Mail-OneNote-Microsoft Store-Desktop-App ge\u00f6ffnet, mit der Sie sie nach Belieben bearbeiten k\u00f6nnen.<\/p>\n Als alternative Methode k\u00f6nnen Sie E-Mails auch als PDF-Datei speichern. Sie k\u00f6nnen dies tun, indem Sie im Men\u00fc \u201e Drucken<\/strong> “ Microsoft Print to PDF ausw\u00e4hlen, einen Ordner ausw\u00e4hlen und dann auf \u201e Speichern<\/strong> “ klicken.<\/strong> Sie k\u00f6nnen dann navigieren, um die PDF-Datei zu finden, sie in Microsoft Edge \u00f6ffnen und alle Notizen nach Belieben schreiben.<\/p>\n Wenn Sie Ihre E-Mail-Konten auf verschiedenen Ger\u00e4ten verwalten, kann manchmal etwas schief gehen. M\u00f6glicherweise l\u00f6schen Sie versehentlich eine wichtige Nachricht, oder eine Nachricht kann verlegt werden. Nun, Sie k\u00f6nnen Ihre E-Mails einfach in Outlook sichern, um solche peinlichen Situationen zu vermeiden.<\/p>\n Eine der einfachsten M\u00f6glichkeiten, wichtige E-Mails in Outlook unter Windows 10 zu sichern, besteht darin, die Nachricht einfach hervorzuheben und dann in ein Datei-Explorer-Fenster zu ziehen. Dadurch wird es als Outlook-Element angezeigt. Wenn Sie darauf doppelklicken, wird die Nachricht in Outlook weiterhin ge\u00f6ffnet, unabh\u00e4ngig davon, ob sie vom Server oder Posteingang gel\u00f6scht wurde.<\/p>\n Sie k\u00f6nnen Ihr gesamtes Postfach auch regelm\u00e4\u00dfig manuell als PST-Datei exportieren<\/a>. Sie k\u00f6nnen dies tun, indem Sie in Ihren Posteingang gehen, auf “ Datei<\/strong> “ und dann auf “ \u00d6ffnen und Exportieren<\/strong> “ klicken. Als n\u00e4chstes k\u00f6nnen Sie auf die Schaltfl\u00e4che “ Importieren \/ Exportieren<\/strong> “ klicken und die Schaltfl\u00e4che „In Datei<\/strong> exportieren<\/strong> “ ausw\u00e4hlen. Schlie\u00dfen Sie den Assistenten ab, indem Sie .PST ausw\u00e4hlen und dann auf den Ordner klicken, den Sie exportieren m\u00f6chten (in diesem Fall den Posteingang). Anschlie\u00dfend k\u00f6nnen Sie ausw\u00e4hlen, wo Sie speichern m\u00f6chten, und dann auf Fertig stellen klicken. Wenn Sie m\u00f6chten, k\u00f6nnen Sie es mit einem Passwort sch\u00fctzen, dies ist jedoch optional.<\/p>\n Das \u00d6ffnen und Zur\u00fcckimportieren der .PST-Datei in Outlook ist einfach. Gehen Sie einfach zur\u00fcck zum Men\u00fc “ Datei<\/strong> „, klicken Sie auf “ \u00d6ffnen und Exportieren<\/strong> “ und w\u00e4hlen Sie “ Outlook-<\/strong> Datendatei \u00f6ffnen<\/strong> „.<\/strong> Sobald Sie die PST-Datei ge\u00f6ffnet haben, wird im linken Bereich ein neuer Bereich erstellt, der als Outlook-Daten bezeichnet wird. Das ist das neue Zuhause f\u00fcr Ihre gesicherten Nachrichten.<\/p>\n Nichts ist \u00e4rgerlicher als ein vollst\u00e4ndiger Posteingang, aber Outlook verf\u00fcgt \u00fcber ein integriertes Tool, mit dem Sie alle unerw\u00fcnschten Nachrichten l\u00f6schen k\u00f6nnen. Um dieses Tool zu verwenden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine E-Mail-Konversation, die Sie bereinigen m\u00f6chten. Outlook gibt dann eine Warnmeldung aus und sendet alle redundanten Nachrichten an den Ordner „Gel\u00f6schte Objekte“. Outlook betrachtet ein Element als redundant, wenn es in einem Nachrichtenthread mehrmals vorkommt. Dies ist besonders n\u00fctzlich, um lange E-Mail-Konversationen zu bereinigen.<\/p>\n Sie k\u00f6nnen das gleiche Tool auch zum Bereinigen von Ordnern verwenden. Besuchen Sie einfach den Ordner, den Sie bereinigen m\u00f6chten, und klicken Sie auf die Registerkarte “ Startseite<\/strong> „. Klicken Sie dann auf das Symbol eines Umschlags mit einem „X“ dar\u00fcber<\/strong> unter “ Gruppe l\u00f6schen<\/strong>.<\/p>\n Wir haben in Outlook nur f\u00fcnf Tipps und Tricks hervorgehoben, aber Sie k\u00f6nnen noch viel mehr tun. Sie k\u00f6nnen Ihre Outlook-Daten<\/a> mit einem Kennwort sichern<\/a>, professionell aussehende E-Mail-Signaturen<\/a> einrichten, Regeln f\u00fcr Ihren Posteingang<\/a> einrichten, Nachrichten planen<\/a> und vieles mehr. Wirst du eines davon \u00fcberpr\u00fcfen? Lassen Sie uns in den Kommentaren unten wissen, ob Sie weitere Tipps und Tricks zu Outlook haben.<\/p>\n\n
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Verwenden Sie das Outlook-Gr\u00f6\u00dfen\u00e4nderungstool, um gro\u00dfe Bilddateien zu senden<\/h2>\n
Kombinieren Sie die Leistung von OneNote mit Outlook oder speichern Sie E-Mails als PDF<\/h2>\n
Sichern Sie Ihre E-Mails, um Unf\u00e4lle zu vermeiden<\/h2>\n
Verwenden Sie das Bereinigungstool, um Nachrichten zu l\u00f6schen<\/h2>\n
\u2026 Und das ist erst der Anfang!<\/h2>\n